Algunas consideraciones al control de existencias en los almacenes
Pero ¿qué consideraciones debe tener para poder saber con anticipación cuáles serán mis requerimientos a futuro y cuántos realmente necesitare para no tener exceso?, considerar si tengo el espacio suficiente y el tipo de almacén para guardar la propiedad.
Entonces el control de existencias trata de esto, llevar control de ¿cuántos abastecimientos debo solicitar?, ¿dónde los mantendré almacenados?, a ¿quiénes suministrare? a fin de satisfacer las respectivas demandas.
Costo
La cuestión es mantener un balance entre los costos de solicitar y proveer abastecimientos, pues quién no quisiera tener de todo pero ¿realmente lo podemos pagar y mantener?
El propósito de controlar las existencias es proveer el máximo de apoyo con el mínimo de recursos. (Organización de Sistemas de Abastecimientos/IAAFA/1991)
Algo controversial, pues el aumento de materiales trae consigo aumento de costos y una reducción de costos causa una reducción de existencias.
El secreto entonces esta en no tener un descontrol pues incrementaría el costo y las perdidas.
No tener existencia de abastecimientos, cuando son demandados, pedir artículos con prioridades altas ó urgentes, sin importar que sean más caros, tener excedentes de materiales, no saber ¿qué se tiene en almacenes?, no saber ¿qué se ha solicitado? no saber ¿qué se recibió? no saber ¿qué esta pendiente de recibo?, no saber ¿para quién se solicito el material ó equipo?, no tener establecido el nivel de control por artículo, no tener establecido el punto de pedido, no tener un sistema adecuado de almacenaje, no tener identificados correctamente el material en los almacenes, no poder brindar información oportuna de las existencias actuales por clases de abastecimientos, ¿qué artículos están en una unidad de almacenaje específica?, no tener control sobre artículos de alto costo, con sus números de serie respectivos, ¿cuáles artículos son reparables o no, ya que no es posible tener artículos con precios que oscilan entre 40 a 50 mil dólares en condición reparable y acumulados en los almacenes sin el tramite para enviarlos a reparar, en algunos casos se siguen solicitando mas artículos nuevos y el ciclo no termina.
Controlar las existencias significa todo lo contrario al descontrol y el producto final es tener los abastecimientos para proveer apoyo y cumplir la misión.
¿Cómo empezar a controlar?
Pero para establecer niveles de control debes llevar un registro histórico de las demandas, estos registros servirán para generar estadísticas de consumo que sirvan para establecer el nivel de control o la cantidad a mantener.
La propiedad, no es nuestra y tenemos una responsabilidad grande de protegerla, debemos evitar que se deteriore a causa del polvo, la humedad, el calor, el agua, el robo, el exceso, para lo cual se deben proveer las condiciones mínimas de almacenaje para los diferentes clases de abastecimientos, tomar en cuenta la resistencia de los materiales con relación a las condiciones en las cuales se deben mantener.
Los cardex manuales, llevados en papel, resultan inoperantes cuando se manejan volúmenes de artículos.
Las tareas administrativas se hacen no hay duda y los registros se actualizan. Pero el tiempo para lograrlo es mucho mayor y con más costos pues casi siempre hay más recurso humano y recurso material empleado.
Hoy en día resulta fácil utilizar herramientas como la computadora y un software a la medida para que acepte todos los datos requeridos, los procese y nos brinde la información que queremos para poder hacer comparaciones, crear estadística y que nos ayuden a tomar decisiones cercanas a la realidad.