Controlar

Algunas consideraciones al control de existencias en los almacenes

Cuando solicita deberá considerar lo siguiente: registrar datos relacionados a ¿qué es lo que solicita?, ¿dónde lo esta solicitando?, ¿cuántos solicitará?, costo financiero por la solicitud, ¿quién pagará?, también verifica si hay solicitudes pendientes de recibir, ¿cuál es el equipo o quién lo utilizará?, ¿cuál es la demanda del artículo?, considerar si es económica la cantidad a pedir, ¿cuál es el tiempo que tarda el recibo?, establecer ¿cuál será su nivel de existencias a mantener?, su punto de pedido para que las existencias no lleguen a cero y no afecte el cumplimiento de la misión.

Cuando se recibe la propiedad considerar lo siguiente: Se registra la condición en que se recibe, la cantidad recibida, ¿quién lo recibe?, ¿quién lo solicitó?, ¿cuántos fueron solicitados?, ¿cuántos no vienen y quedan pendientes de recibir?, ¿cuándo se solicito?, ¿cuál es el costo financiero real?.

Cuando Entrega deberá registrar la cantidad entregada, ¿a quién lo esta entregando?, ¿cuántos quedan sin entregar?, ¿quiénes mas lo utilizan?, la unidad de almacenaje en la cual lo tiene almacenado.

Pero ¿qué consideraciones debe tener para poder saber con anticipación cuáles serán mis requerimientos a futuro y cuántos realmente necesitare para no tener exceso?, considerar si tengo el espacio suficiente y el tipo de almacén para guardar la propiedad.

Entonces el control de existencias trata de esto, llevar control de ¿cuántos abastecimientos debo solicitar?, ¿dónde los mantendré almacenados?, a ¿quiénes suministrare? a fin de satisfacer las respectivas demandas.

Costo

La cuestión es mantener un balance entre los costos de solicitar y proveer abastecimientos, pues quién no quisiera tener de todo pero ¿realmente lo podemos pagar y mantener?

El propósito de controlar las existencias es proveer el máximo de apoyo con el mínimo de recursos. (Organización de Sistemas de Abastecimientos/IAAFA/1991)

Algo controversial, pues el aumento de materiales trae consigo aumento de costos y una reducción de costos causa una reducción de existencias.

El secreto entonces esta en no tener un descontrol pues incrementaría el costo y las perdidas.

Descontrol de existencias?

No tener existencia de abastecimientos, cuando son demandados, pedir artículos con prioridades altas ó urgentes, sin importar que sean más caros, tener excedentes de materiales, no saber ¿qué se tiene en almacenes?, no saber ¿qué se ha solicitado? no saber ¿qué se recibió? no saber ¿qué esta pendiente de recibo?, no saber ¿para quién se solicito el material ó equipo?, no tener establecido el nivel de control por artículo, no tener establecido el punto de pedido, no tener un sistema adecuado de almacenaje, no tener identificados correctamente el material en los almacenes, no poder brindar información oportuna de las existencias actuales por clases de abastecimientos, ¿qué artículos están en una unidad de almacenaje específica?, no tener control sobre artículos de alto costo, con sus números de serie respectivos, ¿cuáles artículos son reparables o no, ya que no es posible tener artículos con precios que oscilan entre 40 a 50 mil dólares en condición reparable y acumulados en los almacenes sin el tramite para enviarlos a reparar, en algunos casos se siguen solicitando mas artículos nuevos y el ciclo no termina.

Controlar las existencias significa todo lo contrario al descontrol y el producto final es tener los abastecimientos para proveer apoyo y cumplir la misión.

¿Cómo empezar a controlar?

Establecer niveles de control, es decir cuántos artículos debemos mantener en nuestras existencias, establecer niveles o puntos de pedido, tomando en cuenta el tiempo que las solicitudes tardan en ser proveídas, mantener un balance entre las cantidades que se deben solicitar y los costos de obtenerlos, pues resulta que generar la solicitud de dos (02) tornillos a un precio de $ 0.05 genera más costos que el precio del articuelo en sí.

Pero para establecer niveles de control debes llevar un registro histórico de las demandas, estos registros servirán para generar estadísticas de consumo que sirvan para establecer el nivel de control o la cantidad a mantener.

Crear un buen sistema de almacenamiento y ubicación.

La propiedad, no es nuestra y tenemos una responsabilidad grande de protegerla, debemos evitar que se deteriore a causa del polvo, la humedad, el calor, el agua, el robo, el exceso, para lo cual se deben proveer las condiciones mínimas de almacenaje para los diferentes clases de abastecimientos, tomar en cuenta la resistencia de los materiales con relación a las condiciones en las cuales se deben mantener.

Los cardex manuales, llevados en papel, resultan inoperantes cuando se manejan volúmenes de artículos.

Las tareas administrativas se hacen no hay duda y los registros se actualizan. Pero el tiempo para lograrlo es mucho mayor y con más costos pues casi siempre hay más recurso humano y recurso material empleado.

Hoy en día resulta fácil utilizar herramientas como la computadora y un software a la medida para que acepte todos los datos requeridos, los procese y nos brinde la información que queremos para poder hacer comparaciones, crear estadística y que nos ayuden a tomar decisiones cercanas a la realidad.